SmartBuyer AI in Practice
Praktyczne wykorzystanie AI w codziennej pracy działu zakupów
Czas trwania: 2 dni
Działy zakupów otrzymują dostęp do coraz większej liczby narzędzi AI, jednak ich wykorzystanie często ogranicza się do redagowania wiadomości, podsumowywania dokumentów i pojedynczych eksperymentów z promptami. Trwała poprawa sposobu pracy wymaga: właściwego wyboru zadania, przygotowania danych i kontekstu, oceny jakości wyniku oraz zapisania sprawdzonego sposobu działania do ponownego wykorzystania.
SmartBuyer AI in Practice rozwija te kompetencje na rzeczywistych zadaniach zakupowych. Uczestnicy wykorzystują AI między innymi do analizy danych i dokumentów, przygotowania komunikacji, raportów i materiałów RFx, badania rynku, organizacji wiedzy oraz przygotowania negocjacji.
Dwa dni, dwa różne cele
Dzień 1 — metodyka, narzędzia i przygotowanie własnego przypadku
Pierwszy dzień porządkuje sposób pracy z generatywną AI. Uczestnicy poznają zasady definiowania zadań, przygotowania kontekstu, oceny jakości odpowiedzi, doboru narzędzia i ochrony informacji. Każdy etap łączy krótkie wprowadzenie z ćwiczeniem opartym na rzeczywistym zadaniu zakupowym.
Dzień 2 — AI Clinic
Drugi dzień w całości przeznaczony jest na pracę nad zadaniami uczestników. Każda osoba wybiera jeden główny przypadek lub ograniczony zestaw powiązanych zadań odpowiadających jej bieżącej pracy.
Uczestnicy pracują indywidualnie lub w małych zespołach na własnych albo odpowiednio zanonimizowanych materiałach. Prowadzący wspiera ich w doborze narzędzia, przygotowaniu danych, budowie instrukcji, ocenie jakości odpowiedzi oraz identyfikacji błędów i ryzyk.
Zakres pracy podczas AI Clinic zależy od złożoności przypadku, jakości materiałów i możliwości bezpiecznego wykorzystania danych. Rezultatem jest rozpoczęty materiał roboczy, zweryfikowany sposób działania, plan dalszego wykorzystania opracowanego rozwiązani a, a także gotowe narzędzia pracy, np. dashboardy analityczne, które po szkoleniu będzie można natychmiast wykorzystać w pracy.
Program szkolenia:
1. Dobór zastosowań AI w zakupach
- generatywna AI i główne grupy zastosowań,
- różnice między modelami, aplikacjami i środowiskami organizacji,
- zadania, w których AI może ograniczyć czas pracy,
- znaczenie danych, kontekstu i możliwości kontroli wyniku,
- halucynacje, nieaktualne informacje i pozorna pewność odpowiedzi,
- odpowiedzialność za interpretację i decyzję,
- ocena wartości i ryzyka poszczególnych zastosowań.
Narzędzia: mapa zastosowań AI, macierz wartość–ryzyko, checklista wyboru narzędzia, checklista weryfikacji odpowiedzi.
AI Lab: analiza własnych obowiązków i wybór przypadków odpowiednich do pracy podczas programu.
2. Definiowanie zadania i budowanie kontekstu
- cel biznesowy, odbiorca i decyzja, której ma służyć materiał,
- kontekst, dane, dokumenty, ograniczenia i założenia,
- oczekiwany format odpowiedzi,
- kryteria jakości i kompletności,
- dzielenie złożonych zadań na etapy,
- wymaganie źródeł i oznaczania niepewności,
- poprawianie odpowiedzi w kolejnych iteracjach,
- rozpoznawanie momentu, w którym dalsza praca z AI przestaje wnosić wartość.
Narzędzia: Prompt Canvas, struktura cel–kontekst–zadanie–format, prompt etapowy, kryteria jakości, checklista oceny wyniku.
AI Lab: przygotowanie instrukcji do własnego zadania, porównanie kolejnych wersji i zapisanie pierwszego zweryfikowanego wzorca pracy.
3. AI w codziennej pracy działu zakupów
- wiadomości i komunikacja z dostawcami,
- podsumowania spotkań i porządkowanie notatek,
- raporty, prezentacje i Executive Summary,
- redagowanie, upraszczanie i tłumaczenie treści,
- porównywanie dokumentów i ich wersji,
- organizowanie informacji, terminów i działań,
- dostosowanie materiału do potrzeb biznesu, finansów lub zarządu.
Narzędzia: szablony komunikacji, Meeting Summary, Executive Summary, porównanie dokumentów, struktura raportu, plan działań.
AI Lab: praca na własnym dokumencie oraz przygotowanie komunikacji, raportu lub prezentacji dopasowanej do wybranego odbiorcy.
4. AI w procesach zakupowych
- analiza danych, ofert i rynku,
- Category Management i sourcing,
- przygotowanie dokumentów RFI, RFQ i RFP,
- przygotowanie negocjacji,
- analiza fragmentów umów,
- identyfikacja zapisów, różnic, braków i obszarów wymagających oceny prawnej,
- zarządzanie dostawcami i ryzykiem,
- projekty zakupowe,
- inicjatywy oszczędnościowe.
Narzędzia: analiza oferty, szablon RFI/RFQ, brief negocjacyjny, checklista dokumentu, mapa ryzyk, karta inicjatywy.
AI Lab: porównanie ofert, przygotowanie fragmentu RFx, analiza krótkiego dokumentu kontraktowego oraz stworzenie pierwszej wersji briefu negocjacyjnego.
5. Research, zarządzanie wiedzą i dobór rozwiązania
- Deep Research i pogłębione wyszukiwanie informacji,
- ocena wiarygodności, aktualności i kompletności źródeł,
- praca z dokumentami i tworzenie przestrzeni wiedzy,
- wykorzystanie funkcji głosowych do pracy z notatkami i organizacji informacji,
- podstawy asystentów, agentów i automatyzacji,
- wybór między promptem, wzorcem pracy, bazą wiedzy, automatyzacją i agentem,
- identyfikacja procesu odpowiedniego do dalszego usprawnienia.
Narzędzia: Research Brief, mapa źródeł, checklista wiarygodności, Knowledge Inventory, Source Register, Use Case Canvas, mapa procesu.
AI Lab: przygotowanie researchu dla wybranego rynku lub dostawcy, uporządkowanie materiałów źródłowych i wybór procesu do dalszego usprawnienia.
Podczas programu uczestnik rozpoczyna budowę własnego SmartBuyer Workflow — zestawu zweryfikowanych metod współpracy z AI, które można rozwijać i wykorzystywać przy kolejnych zadaniach.
Każdy wzorzec obejmuje:
• cel biznesowy,
• dane i dokumenty wejściowe,
• sposób przygotowania kontekstu,
• instrukcję dla AI,
• oczekiwany rezultat,
• kryteria oceny jakości,
• sposób weryfikacji odpowiedzi,
• decyzje pozostające po stronie człowieka.
W zależności od wybranego zadania uczestnik kończy program z:
- mapą zastosowań AI odpowiednich dla własnej roli,
- strukturą definiowania zadań i przygotowania kontekstu,
- co najmniej jednym zweryfikowanym wzorcem pracy,
- materiałem roboczym rozwiniętym podczas AI Clinic,
- checklistą kontroli jakości i bezpieczeństwa,
- planem dalszego wykorzystania opracowanego rozwiązania.
AI Clinic może obejmować:
- analizę ofert i danych zakupowych,
- przygotowanie materiałów RFI, RFQ lub RFP,
- porównanie dokumentów i ich wersji,
- identyfikację zapisów, różnic, braków i obszarów wymagających oceny prawnej,
- przygotowanie komunikacji do dostawców,
- opracowanie raportu, prezentacji lub Executive Summary,
- research rynku i dostawców,
- organizację źródeł i przestrzeni wiedzy,
- przygotowanie pierwszego zweryfikowanego wzorca pracy z AI.
Kompetencje rozwijane podczas programu
Uczestnik rozwija umiejętność:
- wyboru zadań, w których wykorzystanie AI ma uzasadnienie biznesowe,
- określania celu, odbiorcy, kontekstu, danych wejściowych i oczekiwanego formatu wyniku,
- dzielenia złożonych zadań na etapy,
- analizowania dokumentów, ofert i prostych zbiorów danych,
- przygotowywania pierwszych wersji raportów, prezentacji i komunikacji biznesowej,
- porównywania dokumentów oraz identyfikowania braków, sprzeczności i nieuzasadnionych założeń,
- wymagania źródeł i oznaczania niepewności,
- weryfikowania obliczeń, logiki, kompletności i zgodności odpowiedzi z materiałem źródłowym,
- ochrony informacji zgodnie z zasadami obowiązującymi w organizacji,
- zapisywania skutecznych sposobów pracy jako wzorców możliwych do ponownego wykorzystania.
- umiejętność promptowania i zarządzania kontekstem
Bezpieczna i odpowiedzialna praca z AI
Uczestnicy wykorzystują wyłącznie materiały dopuszczone przez organizację. Dane poufne są anonimizowane, ograniczane do niezbędnych fragmentów albo zastępowane materiałami szkoleniowymi. Każdy wynik wymaga kontroli źródeł, obliczeń, założeń i kompletności. Odpowiedzialność za interpretację oraz decyzje biznesowe pozostaje po stronie uczestnika.
Big Fish trainers who provide hard purchasing knowledge are active professional people associated with procurement for over 20 or more years. They have experience in large international organizations, managing procurement on the regional or global scope. Experts cooperating with us have experience in managing both indirect and direct categories. Big Fish training, in addition to pure purchasing knowledge, contains elements that increase soft skills. We will provide clients who are interested in our services with full profiles of trainers dedicated to a given training program.
Materiały do pobrania
- SmartBuyer AI in Practice.pdf (pdf | 7.68 MB)