SmartBuyer Strategic Sourcing
Projektowanie i realizacja procesu wyboru dostawców z wykorzystaniem AI
Czas trwania: 2 dni
Wynik procesu sourcingowego zależy od decyzji podejmowanych przed otrzymaniem ofert. Sposób zdefiniowania potrzeb, rozpoznanie rynku, wybór modelu sourcingowego oraz konstrukcja postępowania wpływają na koszt, poziom ryzyka, porównywalność ofert i zdolność dostawcy do realizacji celów organizacji.
SmartBuyer Strategic Sourcing rozwija kompetencje potrzebne do planowania i prowadzenia projektów sourcingowych. Uczestnicy przechodzą przez cały proces: od zdefiniowania potrzeb biznesowych i analizy rynku dostawców, przez wybór strategii sourcingowej, przygotowanie dokumentacji RFx i ocenę ofert, po rekomendację wyboru dostawcy oraz plan wdrożenia.
Warsztat prowadzony na własnym projekcie sourcingowym
Uczestnicy pracują nad rzeczywistym projektem realizowanym w swojej organizacji lub studium przypadku przygotowanym przez prowadzącego. Każdy etap obejmuje krótkie wprowadzenie metodyczne, przygotowanie kolejnego elementu procesu oraz ocenę przyjętych założeń i możliwych wariantów działania.
Zakres rezultatu zależy od etapu projektu, dostępności danych, złożoności wymagań i możliwości bezpiecznego wykorzystania materiałów. Uczestnik kończy program z rozpoczętym projektem sourcingowym oraz zestawem materiałów umożliwiających dalsze prowadzenie procesu w organizacji.
Kompetencje rozwijane podczas programu
Uczestnik rozwija umiejętność:
- definiowania celów projektu sourcingowego i wymagań biznesowych,
- identyfikowania interesariuszy oraz kryteriów sukcesu,
- analizowania rynku i potencjalnych dostawców,
- dobierania strategii sourcingowej do charakterystyki zakupu, rynku i poziomu ryzyka,
- projektowania procesu wyboru dostawcy,
- przygotowywania dokumentacji RFI, RFQ i RFP,
- budowania kryteriów oceny ofert i dostawców,
- zapewniania porównywalności ofert,
- przygotowywania rekomendacji wyboru dostawcy,
- planowania negocjacji i wdrożenia,
- wykorzystywania AI podczas analizy rynku, przygotowania dokumentacji i oceny wariantów.
Proponowany program szkolenia
1. Potrzeby biznesowe i zakres projektu sourcingowego
Zakres
- identyfikacja potrzeb biznesowych,
- określenie celu projektu,
- analiza wymagań funkcjonalnych, technicznych i komercyjnych,
- identyfikacja interesariuszy,
- zakres projektu sourcingowego,
- ograniczenia i założenia,
- kryteria sukcesu,
- decyzje wymagające podjęcia,
- przygotowanie Sourcing Brief.
Narzędzia: Sourcing Brief, Project Charter, Stakeholder Map, Requirements Matrix.
AI Lab: porządkowanie wymagań biznesowych, identyfikacja sprzeczności i luk informacyjnych, przygotowanie pierwszej wersji briefu oraz listy pytań wymagających uzgodnienia z interesariuszami.
2. Analiza rynku i identyfikacja dostawców
Zakres
- analiza rynku dostawców,
- struktura i segmentacja rynku,
- identyfikacja potencjalnych dostawców,
- analiza trendów i kierunków rozwoju,
- benchmarking,
- ryzyka rynkowe i geograficzne,
- bariery wejścia i dostępność alternatyw,
- budowa long list,
- kryteria prekwalifikacji,
- przygotowanie short list,
- ocena jakości i aktualności źródeł.
Narzędzia: Supplier Market Profile, Supplier Market Map, Benchmarking, Supplier Long List, Prequalification Matrix, Supplier Short List, Source Register.
AI Lab: Deep Research rynku, analiza raportów i stron dostawców, porównywanie źródeł, przygotowanie profili potencjalnych partnerów oraz wstępna ocena zgodności z wymaganiami projektu.
3. Strategia sourcingowa
Zakres
- cele strategii sourcingowej,
- make or buy,
- single, dual i multiple sourcing,
- local, regional i global sourcing,
- konsolidacja i dywersyfikacja dostawców,
- zakres konkurencji w postępowaniu,
- analiza siły stron,
- ocena ryzyka dostaw,
- wybór modelu postępowania,
- scenariusze prowadzenia procesu,
- harmonogram i punkty decyzyjne,
- rekomendacja strategii sourcingowej.
Narzędzia: Sourcing Strategy Canvas, Decision Matrix, Risk Matrix, Scenario Analysis, Sourcing Roadmap.
AI Lab: przygotowanie i porównanie wariantów strategii, ocena ich konsekwencji kosztowych i operacyjnych, identyfikacja ryzyk oraz uporządkowanie argumentów wspierających rekomendowany model postępowania.
4. Projektowanie procesu RFx
Zakres
- wybór między RFI, RFQ i RFP,
- sekwencja etapów postępowania,
- zakres informacji wymaganych od dostawców,
- struktura dokumentacji RFx,
- wymagania biznesowe, techniczne i komercyjne,
- instrukcje dla dostawców,
- kryteria oceny ofert,
- komunikacja i zasady równego traktowania dostawców,
- zarządzanie pytaniami i wyjaśnieniami,
- kontrola zmian w wymaganiach,
- zapewnienie porównywalności ofert,
- przygotowanie harmonogramu procesu.
Narzędzia: RFI, RFQ, RFP, RFx Checklist, Requirements Matrix, Evaluation Matrix, Q&A Register.
AI Lab: przygotowanie i redakcja fragmentów dokumentacji, identyfikacja niejasnych lub sprzecznych wymagań, porównanie odpowiedzi dostawców oraz wskazanie braków wymagających wyjaśnienia.
5. Ocena ofert i rekomendacja wyboru dostawcy
Zakres
- przygotowanie danych do porównania,
- normalizacja ofert,
- analiza cen i warunków komercyjnych,
- Total Cost of Ownership,
- kryteria jakościowe, techniczne i biznesowe,
- ocena ryzyka,
- ocena zdolności dostawcy do realizacji wymagań,
- ważenie kryteriów,
- analiza wrażliwości wyniku,
- dokumentowanie założeń i odstępstw,
- rekomendacja wyboru dostawcy,
- przygotowanie Business Case,
- przygotowanie procesu negocjacyjnego.
Narzędzia: Supplier Evaluation Matrix, TCO Analysis, Risk Assessment, Sensitivity Analysis, Recommendation Paper, Business Case.
AI Lab: porównanie ofert, identyfikacja różnic i braków, analiza mocnych i słabych stron rozwiązań, przygotowanie wariantów rekomendacji oraz kontrola spójności wniosków z kryteriami oceny.
6. Wdrożenie i zamknięcie projektu sourcingowego
Zakres
- plan wdrożenia wybranego rozwiązania,
- przejście od procesu sourcingowego do kontraktowania,
- role i odpowiedzialności,
- współpraca z biznesem i funkcjami wspierającymi,
- zarządzanie zmianą dostawcy,
- plan komunikacji,
- ryzyka wdrożeniowe,
- kamienie milowe i kryteria odbioru,
- monitorowanie realizacji,
- podsumowanie projektu,
- Lessons Learned,
- rozwój standardów sourcingowych.
Narzędzia: Implementation Plan, Transition Plan, RACI, Risk Register, Action Plan, Lessons Learned Canvas.
AI Lab: przygotowanie pierwszej wersji planu wdrożenia, identyfikacja zależności i ryzyk, opracowanie komunikacji dla interesariuszy oraz podsumowanie wniosków możliwych do wykorzystania w kolejnych projektach.
Z czym uczestnik kończy program
Rezultatem programu jest rozpoczęty projekt sourcingowy oraz zestaw materiałów umożliwiających dalsze prowadzenie procesu.
W zależności od etapu projektu, dostępności danych i złożoności zakupu uczestnik kończy program z:
- określonym celem i zakresem projektu,
- Sourcing Brief,
- uporządkowanymi wymaganiami biznesowymi,
- analizą rynku lub planem jej przeprowadzenia,
- long listą lub kryteriami identyfikacji dostawców,
- wariantami strategii sourcingowej,
- rekomendowanym modelem postępowania,
- szkicem dokumentacji RFx,
- modelem oceny ofert i dostawców,
- szkicem rekomendacji biznesowej,
- planem przygotowania negocjacji,
- pierwszą wersją planu wdrożenia,
- wzorcami wykorzystania AI w projekcie sourcingowym.
Praca z AI odbywa się zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i odpowiedzialności opisanymi we wprowadzeniu do linii SmartBuyer.
Zakres programu
SmartBuyer Strategic Sourcing przedstawia pełny proces projektowania i prowadzenia projektu sourcingowego: od zdefiniowania potrzeb biznesowych do przygotowania rekomendacji wyboru dostawcy i planu wdrożenia.
Program nie zastępuje procesu prowadzonego w organizacji. Dwudniowy warsztat nie pozwala przeprowadzić pełnego badania rynku, zebrać i ocenić rzeczywistych ofert ani uzgodnić decyzji ze wszystkimi interesariuszami.
Program nie obejmuje pogłębionego treningu negocjacyjnego, pełnego procesu Category Management ani specjalistycznej analizy prawnej umów. Obszary te są rozwijane w odrębnych programach SmartBuyer.
Po ukończeniu programu uczestnik potrafi zaplanować i poprowadzić projekt sourcingowy, dobrać model postępowania do sytuacji rynkowej, przygotować porównywalny proces RFx oraz opracować rekomendację wyboru dostawcy opartą na kryteriach biznesowych.
Big Fish trainers who provide hard purchasing knowledge are active professional people associated with procurement for over 20 or more years. They have experience in large international organizations, managing procurement on the regional or global scope. Experts cooperating with us have experience in managing both indirect and direct categories. Big Fish training, in addition to pure purchasing knowledge, contains elements that increase soft skills. We will provide clients who are interested in our services with full profiles of trainers dedicated to a given training program.
Materiały do pobrania
- SmartBuyer Strategic Sourcing.pdf (pdf | 5.18 MB)